DWF: поинаков пристап кон нештата

Предизвикот

DWF LLP е една од успешните приказни на правната индустрија во Обединетото Кралство, која брзо прерасна од канцеларија со четворица вработени до компанија која вработува над 2.300 луѓе во 13 меѓународни канцеларии. Компанијата се стреми да го зголеми овој успех така што ќе се искачи во најдобрите 15 фирми – цел за чие исполнување е потребно многу повеќе од добри финансиски перформанси.

За Andrew Leaitherland, управувачки партнер и извршен директор, „Нашата голема шанса е да ги правиме нештата поинаку.“ Оваа филозофија ги отсликува трите стратешки цели на компанијата: да испорача подобра услуга за потрошувачите, да работи попрофитабилно и да обезбеди средина која го привлекува најдобриот персонал и му овозможува да работи со својот целосен потенцијал. Во индустријата во која доминираат процеси кои вклучуваат хартија, дигиталното управување со печатењето и информациите е клучно за постигнување на овие цели.

„Индустријата е опкружена со традиционални работни методи,“ објаснува Janice Moores, менаџер за испорака на услуги и набавки во DWF. „Надминувањето на процесите кои бараат многу време и ресурси во правната индустрија ни дава значителна предност пред конкуренцијата.“ Затоа DWF решил да ги дигитализира своите клучни деловни процеси и да создаде пофлексибилна работна средина. Всушност, компанијата морала да ги управува трошоците и сложеноста на печатењето до 57 милиони печатени страници секоја година. Компанијата исто така морала да се придржува и до строгите регулаторни барања на индустријата за да ги заштити чувствителните податоци на клиентите.

Решението на Canon

Соработувајќи со DWF, Canon изработи нова стратегија за документи во склад со неговата инфраструктура за печатење. Тој воведе мобилен пристап до документите, мобилно печатење и дигитална просторија за електронски пораки која автоматски ги дигитализира и испорачува сите објавени документи во форма на е-пошта директно до влезното сандаче на примачот. Решението за документи кое е дизајнирано за да му овозможи на персоналот флексибилност при работењето - без разлика дали патува или работи на биро во друга канцеларија - исто така вклучува и безбеден систем за идентификација и издавање задачи за зголемување на безбедноста на информациите.

Придобивки

Можеби најголемите придобивки ги почувствуваа вработените во DWF, кои сега располагаат со алатки за ефикасно работење, без разлика од каде работат. Ова ја прави разликата помеѓу компанијата и нејзините конкуренти во поглед на услугата за клиентите која ја нуди, како што објаснува Moores: „Им понудивме одлични можности на нашите клиенти за пристап до клучните информации и деловни процеси без разлика каде се наоѓаат, ја охрабруваме ефикасноста и волјата да се направи колку што е можно повеќе за нашите клиенти.“

Канцеларискиот простор на DWF сега повеќе е средина на соработка, бидејќи новата инфраструктура за печатење им овозможува на клиентите да работат далечински и да печатат од канцелариите на DWF. Moores забележува, „Фактот дека нашите клиенти може да дојдат во нашите канцеларии и да работат како да се во своја канцеларија е нешто што речиси никоја друга правна фирма не може да го понуди.“

Предностите од дигиталната просторија за електронски пораки на Canon се еднакво импресивни. Освен што овозможува беспрекорен проток на информациите во деловното работење, DWF очекува дека решението ќе ја врати инвестицијата во рок од две години, а идните заштеди ќе изнесуваат до 1 милион британски фунти годишно.

Дигиталното складирање на документите, правењето резервни копии и нивното заштитување овозможи целосна трансформација на начинот на кој луѓето ги бараат и ги архивираат информациите. Вработените сега може да работат побрзо и поефикасно, а намалената потреба од хартиени документи доведе до огромни заштеди за канцелариски простор – трошоците за физички простор за складирање се намалени за над 50%.

Меѓутоа, иновациите не значат занемарување на безбедноста, така што целото решение поседува сертификат за најстрогиот меѓународен стандард за управување со безбедноста на информациите, ISO 27001. Преку поддршка на следење и известување за целите за животната средина, решението дури и помага да се намалат емисиите на јаглерод на DWF и ги обезбедува ISO 14001 акредитивите на компанијата.

Пристапот очигледно функционира: во 2014 година The Financial Times ја оцени фирмата како една од најиновативните во цела Европа. Како што заклучува Moores: